Privacybeleid

Factoly is een dienst van [handelsnaam / rechtsvorm], gevestigd op [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer]. Voor vragen over dit privacybeleid of je gegevens kun je mailen naar [privacy e-mailadres].

Wanneer je een Factoly-account aanmaakt en gebruikt, verwerken we:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
• Bedrijfsgegevens die je zelf invoert: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, IBAN, logo en huisstijlkleur.
• Gegevens van je eigen klanten die je invoert om facturen en offertes te maken: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
• De facturen, offertes en regels die je aanmaakt, en de status- en wijzigingsgeschiedenis daarvan.
• Betaalgegevens voor je Factoly-abonnement, verwerkt door Stripe (wij zien je kaartgegevens niet).
• Technische gegevens zoals IP-adres en sessiecookie, nodig om je ingelogd te houden.

• Om de dienst te leveren: het aanmaken, versturen en bewaren van je facturen en offertes.
• Om je facturen als PDF te genereren en per e-mail te versturen namens jou.
• Om je abonnement te beheren en te factureren.
• Om wettelijke (fiscale) bewaarplichten na te komen.
• Om de dienst veilig te houden en misbruik te voorkomen.
• Om je te ondersteunen bij vragen.

We verwerken je gegevens omdat dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren (het leveren van de Factoly-dienst), om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor facturen), en op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:

• Stripe — voor het verwerken van je abonnementsbetaling.
• Resend — voor het versturen van facturen, offertes en herinneringen per e-mail namens jou.
• [Hostingpartij / databaseprovider] — voor het hosten van de applicatie en het opslaan van gegevens in een database.

Met deze partijen zijn (of worden) verwerkersovereenkomsten gesloten. We verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden.

Factoly gebruikt alleen een functionele sessiecookie om je ingelogd te houden nadat je bent ingelogd. We gebruiken geen marketing-, tracking- of analytics-cookies.

Facturen en de bijbehorende gegevens bewaren we zolang je account actief is en daarna zo lang als de fiscale bewaarplicht (in Nederland doorgaans 7 jaar) dat vereist. Zeg je je account op, dan verwijderen we je accountgegevens binnen [termijn invullen], tenzij we gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde opslag van wachtwoorden, versleuteld dataverkeer (HTTPS) en toegangsbeperking tot productiegegevens.

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Neem hiervoor contact op via [privacy e-mailadres]. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.